Digitální transformace veřejné správy

Jaká je realita v provázanosti ICT strategií na národní a místní úrovni? Zkušenosti autorů strategií digitální transformace a ICT pro místní a krajskou samosprávu říkají, že veřejná správa v území se nedočká zvýšeného používání digitálních služeb bez systémového přístupu a moderního řízení při rozpracování e-governmentu.

Digitální transformace v místních a regionálních samosprávách je v České republice většinou založena na dokumentech nazývaných strategie digitální transformace a ICT. Zpravidla je vypracovávají externí poradenské společnosti. Tento přístup často přináší samosprávám vysoký přínos v podobě kvalitně zpracovaných strategických dokumentů e-governmentu a digitální transformace. Součástí těchto strategií jsou také modely Enterprise architektury (EA) a portfolia krátkodobých a dlouhodobých projektů, které v případě realizace přispívají k digitální transformaci služeb místní a regionální samosprávy. Veřejné instituce a celá veřejná správa proto stále častěji využívají metody EA, projektového a programového řízení k řízení změn souvisejících s digitální transformací.

Cílem tohoto příspěvku je analyzovat proces a bariéry tvorby strategie digitální transformace a ICT u orgánů veřejné správy na místní úrovni. Dílčími cíli jsou shrnutí, porovnání komplexnosti obdobných orgánů veřejné správy a prezentace poznatků z praxe a práce s respondenty vybraných měst a krajů, které v souladu s národními strategickými dokumenty v oblasti e-governmentu a digitální transformace usilují o prohloubení digitální transformace v samosprávě prostřednictvím realizace portfolia projektů vyplývajících z strategií digitální transformace a ICT realizovaných externími poradenskými společnostmi.

Trocha teorie

Digitální transformace je zřídkakdy, pokud vůbec, technickým řešením. Jedná se spíše o sociálně-technické a sociálně-politické řešení, zejména ve velkých a složitých demokratických státních zřízeních nebo společnostech s různými, mnohdy názorově odlišnými zainteresovanými stranami. Digitální transformace se snaží přitom využít osvědčené postupy na výzvy, s nimiž se setkáváme napříč celou ekonomikou a společností.

Značná část české hospodářské i veřejné sféry se stále potýká s velkými problémy při hledání digitálně kvalifikovaných pracovníků. Podíl digitálních odborníků mezi absolventy sice roste, ale stále neodpovídá poptávce a mnoho podniků nemá dostatečné know-how ani podporu pro školení vlastních zaměstnanců. To brzdí konkurenceschopnost celé ekonomiky a zpomaluje digitalizaci podniků. [1]

Digitální transformace veřejné správy je proces, jehož výsledkem je veřejná správa plně využívající digitální technologie pro poskytování rychlejších, levnějších a kvalitnějších služeb. Modernizace veřejné správy s možností centrálního přístupu k elektronickým službám státu zvyšuje efektivitu, uživatelskou přívětivost a dostupnost. Pomáhá také prosazovat etické postupy a snižovat riziko korupce. Elektronická veřejná správa má výrazný meziresortní aspekt, neboť vyžaduje celkové zjednodušení administrativních postupů napříč úřady, aby byly uspokojeny potřeby občanů. Zavedení spolehlivé elektronické veřejné správy je pro její rozvoj zásadní. Jakmile jsou zavedeny rozhodovací a kontrolní orgány, mohou státy EU definovat své strategie, struktury a rámce a přistoupit k jejich realizaci. [2]

Cíle digitální transformace ČR jsou: [5]

• Uživatelsky přívětivé a efektivní online služby pro občany a organizace
• Digitálně přívětivá legislativa
• Rozvoj prostředí podporujícího digitální technologie v oblasti e-governmentu
• Zvyšování kapacit a kompetencí zaměstnanců veřejné správy
• Efektivní a centrálně koordinovaná veřejná správa v oblasti ICT

Nástroje digitální transformace jsou:

• Legislativní podpora e-governmentu
• Digitální ústava – Zákon o právu na digitální služby
• Zákon o změně zákonů souvisejících s další elektronizací postupů orgánů veřejné moci (DEPO), jedná se o novelizaci 169 zákonů pro hladký průběh digitální transformace

Konkrétní případové studie

Vybrali jsme tři případové studie digitální transformace v orgánech místní veřejné správy (dvě radnice obcí a jeden krajský úřad), ve kterých probíhal projekt digitální transformace. Metodika, kterou jsme při porovnávání použili, má tři základní kroky.

Nejprve jsme na základě rešerše literatury připravili otázky pro rozhovory s klíčovými pracovníky s rozhodovací pravomocí ve zvolených třech institucích (orgánech samosprávy). Tyto otázky jsme kladli v řízených rozhovorech nebo prostřednictvím dotazníkového šetření. Cílem bylo zjistit informace o současném stavu digitální transformace (tzv. AS-IS stav) a identifikovat možnosti jejího zlepšení zejména s ohledem na služby klientům.

Za druhé jsme, které byly otázky pokládány. Cílovou skupinu tvořili vedoucí organizačních jednotek, členové definovali cílovou skupinu organizačních jednotek, ředitelé organizací, IT manažeři, IT specialisté a volení zástupci. Někteří z nich chtěli odpovídat osobně během řízeného rozhovoru, někteří však preferovali elektronický dotazník. Dotazníkové šetření a osobní rozhovory jsme realizovali u skupiny 180 osob (viz tabulka 1).

Zatřetí jsme z odpovědí respondentů zjišťovali příležitosti pro nové strategické projekty digitální transformace, vytvářeli jsme strukturované a vizuální zobrazení nově navrhovaných projektů v projektových portfoliích, hodnotili jsme jednotlivé navrhované projekty z hlediska finančního, časového, kvalifikačního a kapacitního – odpovídající počet odborných pracovníků, zaměřovali jsme se též na cílový stav (tzv. TO-BE stav) a zjišťovali související rizika.

Na základě uvedeného postupu ze tří případových studií sestavili souhrnnou tabulku rozvoje digitální transformace v orgánech místní veřejné správy.

Pojmy související s digitální transformací

Enterprise architektura (EA)

Podniková architektura, způsob pohlížení na organizaci, který zahrnuje strukturovaný popis cílů organizace, způsobu, jakým jsou tyto cíle dosahovány prostřednictvím organizačních procesů, a způsobů, jakými mohou být tyto procesy podporovány technologiemi ICT. Mnohdy může být Enterprise architektura vnímána také jako popis struktury a interakcí mezi strategií digitální transformace a ICT, organizací, funkcemi, procesy a informacemi.

Business architektura
Představuje výkonnostní vrstvu veřejné správy. Obsahuje procesy, služby, aktéry a rozhraní popisující chování organizace vůči koncovému klientovi nebo jiné organizaci, včetně jí samotné.

Rámec TOGAF
Mezinárodně uznávaný rámec pro řízení tvorby Enterprise architektury v organizacích využívajících prostředky informačních technologií. Původní koncept vznikl v USA, ale již více než deset let se používá po celém světě včetně České republiky.

Archimate
Nezávislý grafický modelovací jazyk. Je spravován konsorciem Open Group, které vyhlásilo ArchiMate jako standard pro popis EA.

Výsledky šetření

Hlavní zjištění průzkumu jsou shrnuta v tabulce 1, která ilustruje složitost prostředí eGovernmentu v dotazových organizacích. Zatímco Krajský úřad identifikoval dvojnásobný počet strategických záměrů než oslovené městské úřady, množství specifických a dílčích cílů bylo výrazně nižší než v obou městech. Zároveň byl počet projektů výrazně vyšší ve městech, ale s méně znatelnými riziky.

Vzhledem k povinnosti schvalovat projekty digitalizace s rozpočtem nad 6 mil. Kč Odborem hlavního architekta e-governmentu MV [3], je součástí projektové žádosti Enterprise architektura organizace včetně analýzy současného stavu, schémat v ArchiMate a odpovědí na řadu otázek týkajících se procesů a IT systémů provozovaných organizací. Orgány nižší úrovně proto potřebovaly posílit svou kapacitu a získat potřebné kompetence pro přípravu žádostí.

Příklady projektů identifikovaných jednotlivými respondenty

Projekty Městského úřadu ORP 1

• Kompetenční centrum projektového řízení (vč. vzdělávání),
• Kompetenční centrum Enterprise architektury (vč. vzdělávání)
• Kompetenční centrum řízení změn a procesů (vč. vzdělávání)
• Rozšíření a zkvalitnění datového centra
• Implementace portálu občana.

Projekty Městského úřadu ORP 2

• Digitálně přívětivá legislativa, směrnice
• ICT správa města (vč. školství)
• Mobilní aplikace pro občany
• Jednotný integrovaný informační systém Městského úřadu ORP 2 s využitím pro organizace zřizované a zakládané městem apod.

Projekty Krajského úřadu

• Aktualizace zastaralých webových portálů kraje a implementace moderních webových nástrojů na krajské portály
• Zvýšit zastoupení svobodného softwaru a otevřených standardů (preference open source) zejména u podpůrných IS a provozních IS
• Při realizaci veřejných zakázek v oblasti digitalizace se pokusit v maximální možné míře dodržovat zásadu veřejného kódu
• Zavést kolaborativní platformu podporující dálková a autorizovaná jednání zastupitelstva, rady, komisí a výborů, včetně hlasování, sdílení souborů, hlasování, přípravy programu a následné úpravy souvisejících jednacích řádů
• Shromažďovat a zobrazovat relevantní data pro vytváření různých tematických vrstev, rozšiřovat GIS
• Komunikovat s cílovými skupinami možnost používat a čerpat otevřená data
• Spolupracovat s Národní digitální knihovnou a zintenzivnit digitalizaci obsahu knihoven, muzeí a galerií (sbírkových předmětů) včetně zveřejnění na tematických portálech s cílem prohloubit ochranu digitálního obsahu paměťových institucí.

Součástí analýzy výsledků průzkumu byla analýza rizik. Obě města identifikovala a evidovala téměř dvakrát více rizik než kraj (tabulka 2). To může signalizovat nedostatek kompetencí k řízení projektů DT a omezené zdroje.

Diskuze a závěr

Nedostatek kompetencí a zdrojů na místní úrovni veřejné správy pro rozvoj strategie digitální transformace a ICT i implementaci projektů je částečně způsoben absencí širší koordinace a správy, jako je tomu v Dánsku [4]. Zaměření na spoluvytváření strategie digitální transformace a ICT na všech úrovních státní správy a s externími aktéry jednou z cest, jak překonat propast mezi tvorbou a implementací strategií na národní, regionální a místní úrovni.

Věříme, že zde uvedené postřehy a závěry mohou být přínosem zejména pro manažery územních orgánů veřejné správy, interní a externí projektové manažery, manažery rizik a věcné experty správních či samosprávných úřadů a agentur.

Tato práce byla podpořena z grantu IGA Provozně ekonomické fakulty České zemědělské univerzity v Praze, č. 2022A0014.

Seznam literatury

1. European Commission. 2021. Digital Economy and Society Index (DESI). Czechia. Retrieved from https://digital-strategy.ec.europa.eu/en/policies/desi-czech-republic
2. European Commission. 2021. A Europe fit for the digital age. Retrieved from https://ec.europa.eu/info/strategy/priorities-2019-2024/europe-fit-digital-age_en
3. Ministerstvo vnitra ČR. Architektura eGovernment ČR. https://archi.gov.cz/en:start
4. Morten Meyerhoff Nielsen. 2019. Governance lessons from Denmark’s digital transformation. Proceedings of the 20th Annual International Conference on Digital Government Research (2019). https://doi.org/10.1145/3325112
5. Digitální Česko. Česko v digitální Evropě. Úřad vlády České republiky. 2018.

Ing. Martin Lukáš, Ph.D., Ing. Tereza Burešová, Ing. Miloš Ulman, Ph.D.